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Behörde, beschleunigte Umsetzung strategischer und operativer Ziele

Ein Landkreis auf der Erfolgsspur. Organisations- und Verhaltensänderung durch ein IT-gestütztes Ziele- und Führungssystem.

Zusammenfassung:

Kunde: Landratsamt
Standort: Süddeutschland
Branche: Öffentlicher Dienst
Mitarbeiter: 500
Herausforderung: Nachhaltiges Controlling strategischer Ziele und kontinuierliche Verbesserung interner Abläufe
Entscheidung für Vision.iC
- Pragmatische Lösung
- Bestes Preis-/Leistungsverhältnis
Projektziele:
- Aufbau eines Führungssystems
- Abbilden der strategischen Ziele des Landkreises
- Abbilden der täglichen Arbeit in Zielen
Lösung und Service:
- Vision.iC
- Leadership Intelligence Training
- Aufbaupaket 1
- Profipaket Image
Highlights der Implementierung:
- einfache und schnelle Installation
- minimaler Schulungs- und Trainingsaufwand
Entscheidung für Vision.iC:
- Pragmatische Lösung
- Bestes Preis/Leistungsverhältnis
Dauer der Implementierung:
- 15 Tage Basispaket
- 2 Tage Strategie-Entwicklung
- 5 Tage Coaching
Hauptnutzen für den Kunden:
- Einfaches Einholen des Feedbacks aller Mitarbeiter
- Übersichtliches Controlling von über 500 Mitarbeiterzielen
- Zeitersparnis bei der Informationsuche
- Effiziente und zieleorientierte Meetings
- Frühwarnsystem: Bei welchen Zielen benötigt der Mitarbeiter Unterstützung?
- Konkrete Hilfestellung für Führungskräfte bei der Mitarbeiterführung mit Zielen
Vorhandene Systemlandschaft:
- Microsoft XP
- Microsoft SQL Server
Lizenzumfang: 300 Lizenzen

Ausgangslage

Der Landkreis hat knapp 120.000 Einwohner in 34 Städten, Märkten und Gemeinden auf einer Fläche von 760 Quadratkilometern. Mit seiner klaren Positionierung als "Familien- und Kinderregion" spielt er eine Vorreiterrolle im Tourismus und der Ansiedlung innovativer Unternehmen.
Innovativ ist auch die Controlling-Abteilung des Landratsamtes. Sie suchte eine Möglichkeit neben den finanziellen- und betriebswirtschaftlichen Daten auch "weiche" Faktoren, um die vielen strategischen Vorhaben und die tägliche Arbeit transparenter zu gestalten.

Herausforderung

Die Einführung eines Führungssystems bedeutet immer Veränderung, d.h. man muss den gewohnten Alltag verlassen und sich auf Neues einlassen. Menschen reagieren darauf mit Skepsis und manchmal mit Ablehnung. Die Mitarbeiter sollten daher von Beginn an in das Projekt einbezogen werden, d.h. ihre Ideen und Vorschläge bei der Erarbeitung der Inhalte einbringen. Dabei sollte der Schulungs- und Trainingsaufwand so gering wie möglich gehalten werden.

Entscheidung für Vision.iC, Einführung und Rolle Out

Einführung: Die Einführung erfolgte im Rahmen eines Leadership Intelligence Paketes. Das Projekt ist darauf ausgerichtet, in wenigen Tagen Organisation und Ziele für bis zu 100 Personen anzulegen, zu planen, zu vernetzen, sowie den Feedback- und Controllingprozess zu schulen. 

Ziele formulieren: Der interne Projektleiter/Führungssystem-Beauftragter wurde dadurch in die Lage versetzt, weitere Personen und Ziele selbständig und ohne externe Unterstützung im Führungssystem zu integrieren und in den Feedbackprozess einzubinden.
Im ersten Schritt wurde die Organisationsstruktur des Landratsamtes mit allen relevanten Stellen und Personen erfasst. Die Projektleitung wurde in den wichtigsten Grundlagen der Führungssoftware Vision.iC und der Führungsmethode Leadership Intelligence geschult. Auf Grundlage des vorhandenen Geschäftsverteilungsplans wurden für alle Hauptaufgaben messbare Ziele im Tagesgeschäft formuliert. 

Ziele vernetzen und Feedback: Im nächsten Schritt wurden gemeinsam mit dem internen Projektleiter die erfassten Ziele vernetzt und so in einen logischen Zusammenhang gebracht.  Alle Projektbeteiligten hatten die Gelegenheit die erfassten Ziele zu prüfen und Änderungswünsche einzubringen. Dadurch wurde die Individualität gewahrt. Positiv wurde aufgenommen, dass auf langwierige Workshops zur Zielfindung verzichtet wurde.

Roll out und Integration ins Tagesgeschäft: In einer Auftaktveranstaltung wurden die Vorteile der Lösung dargestellt und in einer anschließenden Diskussion mit den Beteiligten Fragen beantwortet und Bedenken ausgeräumt. Auf dieser Grundlage konnte die Mitarbeiter-Schulung für ihre monatliche Ziel-Bewertung durchgeführt werden. Zu Trainingszwecken gaben alle Teilnehmer ihre persönlichen Feed-Back-Daten rückwirkend ab Anfang des Geschäftsjahres ein.

Die Veränderung wurde angenommen, man ließ sich auf Neues ein und setzte es im Tagesgeschäft erfolgreich um.

Aufbaupaket 1

Im Rahmen der Einführung sollten nicht nur das Tagesgeschäft in Vision.iC abgebildet werden, sondern auch laufende Projekte, vorhandene Strategien und Innovationen in das Führungssystem integriert  werden.

Profi-Pakete

Der Landrat wünschte, dass die Landkreisverwaltung die Kunden- und Marktorientierung mit dem Führungssystem noch weiter ausbaut.
Deshalb wurden in einem Workshop die zentralen Zielgruppen identifiziert, Nutzenargumente definiert und diese im Führungssystem bei den Top-Zielen (Kompetenz, Effizienz, Image, Wachstum, Unabhängigkeit) verankert.
Für einige Zielgruppen wurden bereits die Führungskräfte festgelegt, die als "Anwälte" der Zielgruppe die Prozesse im Landratsamt hinterfragen und Impulse zur Verbesserung der Kundenorientierung einbringen sollten. Diese Impulse wurden als Ziele vereinbart und ins Tagesgeschäft übernommen.

Erste Effekte

Nach einem knappen Jahr der Erfahrung mit den monatlichen Mitarbeiter-Feedbacks, sind die im Leitbild formulierten Werte sehr konkret und greifbar im täglichen Leben angekommen.
Die monatlichen Besprechungen erfolgten auf Basis der ausgewerteten Zielerreichungsgrade und Prognose-Ampeln der Mitarbeiter. Damit wurde gewährleistet, dass nur noch Themen mit Zielbezug besprochen wurden und gezielt an deren Verbesserung gearbeitet werden konnte. Die Effektivität der Meetings hat sich dadurch enorm verbessert, ebenso die Priorisierung der zu treffenden Entscheidungen.
Die monatlichen Zielerreichungsgespräche ermöglichten ein organisationsübergreifendes, besseres Verständnis der Probleme und Herausforderungen und steigerten das Verständnis für getroffene Maßnahmen.
Der mit dem Führungssystem beabsichtigte Effekt, die Teamarbeit zu verbessern und mehr Transparenz in die Geschäftsprozesse zu bringen, ist bereits im ersten Jahr sichtbar geworden. 
Mit zunehmender Routine werden sich diese Effekte ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) ständig weiterentwickeln.

Weitere Leistungen und Ausblick

Die Möglichkeiten von Vision.iC sollen nun schrittweise in der Organisations- und Personalentwicklung genutzt werden. Geplant sind neben der Verbesserung der Kunden- und Marktorientierung auch die Prozessorientierung und Mitarbeiterentwicklung. Vision.iC ermöglicht Geschäftsprozesse abzubilden, erkannte Effizienzpotentiale über Ziele zu erschließen und zu betreuen. 

Fragen? Wir stehen gerne zur Verfügung.


Rudolf  Pospischil - E.M. Pospischil BusinessImprovementTeam, +49 (171) 4040207, info@bizimprove.biz, www.bizimprove.biz

Quelle: Communic, Vision.iC Success Story, öffentlicher Dienst















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