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Success Story: Implementierung eines IT-gestützen Führungssystems

Die Eigenverantwortung der Mitarbeiter mit transparenten und messbaren Zielen fördern.

Zusammenfassung

Kunde: weltweit agierendes Produktionsunternehmen
Herausforderung: Effiziente Unterstützung der Führungskultur
Projektziele: Aufbau eines Zielsystems, Verbesserung der Schnittstellen und der abteilungs-übergreifenden Kommunikation
Lösung und Service: Leadership Intelligence, Softwareunterstützung Vision.iC
Highlights der Implementierung: einfache und schnelle Installation, minimaler Schulungs- und Trainingsaufwand
Entscheidung für das System: pragmatische Lösung, ausgezeichnetes Preis/Leistungsverhältnis
Dauer der Implementierung: 15 Tage vor Ort für die Einführung des Leadership Intelligence Basispakets, 2 Tage vor Ort zur Unterstützung des Roll-Outs, 4 Tage vor Ort Coaching und Aufbaupakete
Hauptnutzen für den Kunden: einfaches Einholen von Feedbacks, Verbesserung der abteilungs-übergreifenden Kommunikation, Zeitersparnis bei der Informationssuche, effiziente und zielorien-tierte Meetings, konkrete Unterstützung bei der Zielerreichung der Mitarbeiter
Vorhandene Systemlandschaft: Windows Server, MS SQL Server, Client-Anbindung über Citrix
Lizenzumfang: 250 Lizenzen

Unternehmen 

Ein Unternehmen in Süddeutschland mit mehreren tausend Mitarbeitern in diversen Sparten tätig und weltweit erfolgreich. Dieser Erfolg kommt nicht von ungefähr. Die Unternehmensgrundsätze bilden den Rahmen, in dem hochqualifizierte Mitarbeiter täglich TOP-Leistungen erbringen. Ein wichtiger Grundsatz lautet: "Wir vereinbaren konkrete Ziele und nehmen persönliche Verantwortung an". Der Erfolg ist da, warum also Unruhe durch die Einführung neuer Werkzeuge stiften?

Entscheidung 

Die Geschäftsleitung war schon längere Zeit auf der Suche nach einem geeigneten Instrument, um die strategischen Ziele und die Qualität der Leistungserbringung im Tagesgeschäft aufeinander abzustimmen. Von der Zielplanung über die Unterstützung der täglichen Arbeit bis zum Controlling qualitativer Ziele sollte alles mit einem möglichst geringen Aufwand in einem zentralen System zu bewerkstelligen sein. Schnell erkannten die Verantwortlichen, dass die wahren Effekte eines softwaregestützten Führungssystems erst zum Tragen kommen, wenn jeder einzelne Mitarbeiter einbezogen wird. In einem abgeschlossenen Pilotprojekt wollte man sich von den Vorzügen des Systems überzeugen. Dabei wurde vorausschauend geplant und alles für den Roll-out im Gesamtunternehmen vorbereitet. Die dazu benötigte Software wurde deshalb auf dem zentralen Applikationsserver installiert.

Einführung 

Gestartet wurde mit einem 15-tägigen Leadership Intelligence Basispaket, an dem 20 Füh-rungskräfte und 80 Mitarbeiter teilnahmen. Innerhalb dieses Basispakets wurden die Ziele dieser 100 Personen angelegt, geplant, vernetzt und der Feedback- und Controlling-Prozess geschult. Basis bildeten vorhandene Stellenbeschreibungen, Qualitätshandbücher und Prozessabläufe. Damit konnten alle Hauptaufgaben der Teilnehmer, die zur erfolgreichen Abwicklung ihrer täglichen Arbeit erforderlich waren, in Zielen gefasst werden.
Zudem wurde die Vision und das Leitbild als Grundlage für die Operationalisierung der Strategien im Zielsystem auf Wirksamkeit überprüft und inhaltlich leicht angepasst. Der Führungsbeauftragte erhielt das nötige Know-how, um den weiteren Roll-out im Unternehmen selbständig und ohne externe Unterstützung durchzuführen. Den Roll-out startete er schon während dieser 5 Trai-ningstage, so dass der Berater am jeweils folgenden Projekttag wertvolle Hinweise und Anregungen geben konnte. Auf diese Weise konnten innerhalb von 10 Wochen bereits 250 Mit-arbeiter in den Feedbackprozess eingebunden werden. Sehr positiv wurde aufgenommen, dass auf langwierige Workshops zur Zielfindung verzichtet wurde. Die Individualität war trotzdem gewährleistet, da die Projektleitung keine fertige Lösung, sondern einen Vorschlag präsentierte, der von den Ziel-Inhabern gemeinsam mit den Team- und Abteilungsleitern ergänzt und verändert werden konnte. Auf dieser Grundlage wurde die Anwender-Schulung für das monatliche Feedback begonnen. Das Feed-Back-Modul Vision.iC Web Target war über das firmeneigene Intranet zu erreichen und sehr einfach zu bedienen. So konnte der Führungs-Beauftragte ohne großen zeitlichen Aufwand die Schulung der Mitarbeiter selbständig durchführen. Zu Trainingszwecken gaben alle Teilnehmer ihre persönlichen Feedback-Daten rückwirkend bis zum Anfang des Geschäftsjahres in Vision.iC ein. Dadurch wurde schon eine gewisse Routine im Erfassen der Feedbacks entwickelt. Der durchschnittliche Aufwand für die Rückmeldung lag pro Ziel nur bei etwa 2 Minuten pro Monat. Alle Führungskräfte wurden im Vision.iC Cockpit geschult. Sie konnten durch die systematische Analyse der Mitarbeiter-Feedbacks und -Prognosen effektiver und effizienter abteilungsübergreifende Probleme und Schwachstellen identifizieren. Durch Einführung und Umsetzung von Projekten und Maßnahmen konnten "rote Ampeln" schnell und nachhaltig auf "grün" gesetzt werden.


Erste Effekte 

Nach mehreren Monaten Erfahrung mit dem neuen Werkzeug waren die im Leitbild formulierten Werte sehr konkret und greifbar im täglichen Leben angekommen. Die monatlichen Bespre-chungen in den Bereichen erfolgten auf Basis der vorher ausgewerteten Zielerreichungsgrade und Prognose-Ampeln der Mitarbeiter. Damit wurde gewährleistet, dass nur noch Themen mit Zielbezug auf die Tagesordnung kommen und effektiv an der Verbesserung oder Gegensteuerung gearbeitet werden konnte. Die Effektivität der Meetings und die Klarheit, welche dringlichen Entscheidungen getroffen werden müssen, hat sich verbessert. Die monatlichen Zielerreichungsgespräche ergeben ein organisationsübergreifendes, besseres Verständnis für Probleme, Herausforderungen und der hieraus resultierenden Maßnahmen.

Aufbaupakete 

Im Rahmen der Einführung sollte nicht nur das Tagesgeschäft abgebildet werden, sondern auch laufende Projekte, vorhandene Strategien und Initiativen sollten im Führungssystem integriert und nachhaltig verankert werden. In weiteren Tagen wurde mit ausgewählten Mitarbeitern das Projekt- und Maßnahmemanagement mit den laufenden und neuen Vorhaben abgebildet und geschult.

Ausblick 

Nach den positiven Erfahrungen und ausgezeichneten Ergebnissen im ersten Jahr wurde das System auf einen weiteren Standort ausgerollt und die Holding hat auch schon Interesse bekundet.

Rudolf Pospischil - E.M. Pospischil BusinessImprovementTeam, +49 (171) 40 40 207, info@bizimprove.biz, www.bizimprove.biz
Quelle: Communic, Vision.iC Success Story Fertigung
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